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《物品采购及库房管理制度》
日期:2012/7/23  浏览次数:1971
 
一、目的
        为了规范公司的物品管理程序,充分发挥库房对物品的调控功能,确保物品安全存放,为公司各项工作的顺利开展提供物质保障,有效地提高物品、试剂、药品的利用率,合理降低成本,避免无谓浪费,特制定本制度。
二、总体要求
1.库房干净整洁,物品科学合理存放;
2.账要清,物要实,账物要相符;
3.从时间上要求日清月结,不漏不补,账物及时核对;
4.从管理上要求流程规范,手续健全,领发及时,全程监管。
三、管理规定
1.采购
1.1   凡与科研实验相关的药品、试剂、仪器、设备等的采购均由外贸部负责,日常办公用品的采购由企业管理部负责;
1.2   物品采购遵循“货比三家、物美价廉”的原则;
1.3   实验及办公常用常备物品,使用部门要与库管员就物品指标(名称、规格型号、常备数量范围等)做好必要沟通,以便物品提供准确及时;
1.4   临时性物品需求由部门或使用人提出申请并获得批准后再行采购;
1.5   采购申请流程如下:
1.6   采购人员要根据公司业务及办公需求,及时做好相关物品的市场调查,了解其当前市场行情,并以此为基础做好《供货单位名录表》,包括供货单位最新的营业执照复印件、组织机构代码证复印件、供货名录等(均加盖公章),内容要求详细、真实可靠,每年度对《供货单位名录表》单位资质审核更新,必要时供货单位可动态更换;
1.7   设备或大宗采购要求签订合同,以便今后备查及提供售后服务;
1.8   需事先支付货款的,采购人员严格按照公司《财务规章制度》办理支付手续;
1.9   供货商原则上必须从《供货单位名录表》中选择,如有例外则需向主管领导说明情况并获得批准。
1.10货物送达公司后采购人员要仔细验货,如数量、质量、完好性等,必要时请相关技术人员协助验货;
2.入库
2.1   采购结束后,采购人员填写《入库单》,与之前的《采购申请单》、供货方提供的相关资料(供货清单、说明书等),到库管员处办理入库手续;
2.2  货物送达公司后采购人员要仔细验货,如数量、质量、完好性等,必要时请相关技术人员协助验货;
2.2   采购人员依据采购计划购回物品入库时,库管员要严格验量、验质、验价、验保质期等,发现问题应及时提出,有责任和义务向相关领导汇报,在确定无误、无异常情况时,签字入库;
2.3   公司离职人员办理离职手续时库管人员对其领用物品进行核对,对应收回物品做收回处理,收回后入库;
2.4   物品入库后按要求妥善保管,并及时入帐;
2.5   物品登记要求以能分割的最小包装单位作为出入库单位;
2.6   库管员在办理完入库手续后,根据事先申请情况及时通知申请部门或申请人;
2.3   公司离职人员办理离职手续时库管人员对其领用物品进行核对,对应收回物品做收回处理,收回后入库。
3.存货
3.1   库存化学试剂、药品要编号贴签,分类管理,科学摆放;
3.2   库房、货架及物品要保持干净整齐、合理有序;
3.3   库管员要经常检查库存物料,避免防霉、防腐、防火、防水、防盗;
3.4   对化学药品要妥善保管,严格按照要求的贮藏方式存储,特别注意易燃、易爆、剧毒等危险化学品的保管;
3.5   所有化学试剂都应避光保存,仓库每天都要通风,避免人员中毒;
3.6   库管员每天上班后打开库房内换气扇,下班前关闭;
3.7   库存物品要每月盘点,保证账物相符,同时注意检查保质期;
3.8   发现问题,及时报告,及时调整;
3.9   库管员要在研发部门的协助下,掌握各类物品的消耗规律,能做到概预算。
4.出库
4.1   领用物料时,领料人员详细填写《领料单》,经由部门或项目负责人签字后领取;
4.2   库管员必须完全按《领料单》发货,发货时要仔细认真,不得有误;
4.3   在确保质量的前提下,物品按照先进先出的原则领取,特别是对有效期有明确要求的物品;
4.4   危险品发放时必须由专业人员操作,要确保安全;
4.5   对使用量小但不便部分领取的物品,使用时可整包装领取,使用人要妥善暂存,库管员要记录跟踪,使用完毕后及时收回入库;
4.6   日常办公用品的领用由本人现用现领,但新入职人员首批日常办公用品(笔记本、中性笔、文件筐、笔筒)由库管员于入职当日配发,其它用品根据岗位特点另行领取;
4.7   每次发货后,库管员要及时更新《库存物品明细表》相关信息;
4.8   物品随领随用,不要超量备份,避免形成二级仓库,以达到物品的统一调配和存储安全;
5.其他
5.1   药品试剂管理分区及编码:
     5.1.1试剂区:A区(A01-A64);B区(B01-B50);C区(C01-C12)
     5.1.2药品区:D区(D01-D113);E区(E01-E42)
     5.1.3办公区:F、G区
5.2   本制度解释权归企业管理部;
5.3   本制度自2012年7月15日起执行。
     
                                                                                         申领时间:           年            月          日
材料名称
型号及规格
单位
数量
价值(元)
用    途
拟领
实领
单价
金额
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
合    计
 
 
 记账:                             库管:                             部门(项目)主管:                          领料人:                      
 
     
                                                                                        入库时间:                年         月         日
材料名称
型号及规格
单位
数         量
价      值(元)
申请采购
实际采购
入库
单价
金额
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
合                        计
 
   记账:                                    库管:                                    采购:                                    
                                                         
                                                                                                申请时间:          年       月        日
物品名称
型号及规格
单位
数量
备        注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主管领导:                        库管:                       部门(项目)主管:                      申请人: