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《工作管理制度》
日期:2012/4/19  浏览次数:2175

工作管理制度

一、   总则
 
一、    为规范公司工作秩序,养成良好的工作习惯,营造积极向上的工作氛围,强化团队意识,提高工作效率,树立良好的公司形象,特制定本规定。
二、    凡在本公司工作的所有人员,包括实习生、试用期员工、客户或合作单位外派人员均应严格遵守本制度。
三、    本制度所包含各项内容均为公司企业管理的基础性工作,是企业文化的一部分,是绩效考核的重要组成部分,全体员工必须予以重视。
四、    认同公司“人道、人本、平等、尊重、制度、多元”的普世价值观;认可“我们与公司一起成长和发展”的企业理念, 以及“以市场为导向、以技术为核心、以创新为动力”的企业宗旨;树立“严谨、务实、创新”的工作作风。
五、    严格遵守国家法律、地方法规及公司各项规章制度,做一名富有爱心、有责任感的公民,做一名合格的北京安胜瑞力科技有限公司员工。
 
二、   办公室工作纪律
 
一、    公司员工不论职务、技术水平高低,在工作中应服从管理、互相尊重、互相帮助,注重团队合作,增强服务意识,自觉履行工作职责,同心协力完成各项任务。
二、    工作时间必须精神饱满、思维敏捷、态度积极,不允许在办公室打瞌睡、睡觉或有其他任何懒惰怠慢情绪。
三、    工作时间要使用文明用语。
四、    工作时间在办公区要说话轻、行走轻、动作轻、铃声轻。以避免声响过大,对其他同事造成影响。
五、    除用餐时间在指定地点可用餐外,严禁在公司内用餐、吃零食(口香糖等除外),以免影响自己形象和他人工作。
六、    工作时间不能无故串岗、聊天。
七、    上班时间不允许电话聊天,严禁用办公电话拔打私人电话;无特殊情况,尽量避免在上班时间频繁接打手机处理私事,或频繁收发私人短信。
八、    不允许在公司玩游戏、看影碟,不可以在上班时间私自听音乐或广播(包括耳机、音箱,CD、收音机、MP3、录音机等),休息时间不允许私自公开播放声音,以免影响他人。
九、    上班时间不能因非工作原因上网,更不能用MSN、QQ等私人聊天。
十、    工作时间不允许在办公场所阅读与工作无关的报刊,做与工作无关的事情;休息时间阅读的报刊杂志要摆放整齐,不得随意摆放,废弃时交由保洁员处理。
十一、   不得在上班时间从事私人事务,严禁员工使用公司的资产和设施从事非公司工作。
十二、   公司领导或上级管理人员要经常性与下属员工交流沟通,并在公司条件允许的范围内给予员工必要的帮助,为员工解决困难。
十三、   员工可以直接向上级管理人员反馈意见、提出建议、交流想法。
十四、   对公司有任何看法和意见时,通过正确渠道进行沟通,不得撒播不良情绪甚至煽动其他员工。
十五、   在工作上出现意见不一致时,每位员工都应以大局为重,以公司利益为重,只对事、不对人,通过良好沟通最终达成一致。
十六、   勤俭是中国人的传统美德,环保是当前世界的主题,我们要处处树立环保节约意识,善于从一点一滴的小事培养自己,不仅要节约保护公司资源和个人资源,也要节约和保护社会资源,树立环保意识。
十七、   除特殊需要的材料外,能用电子版本传递的文档资料尽量用电子版本;在遵循保密原则的前提下,打印纸尽可能双面用,单面使用过的打印纸不要直接废弃,而留待使用。
十八、   平时饮水请使用个人水杯。
十九、   办公室无人或离开工作岗位时请及时关灯。
二十、   保管好自己的笔、本等办公用品,不要乱丢乱放;不要随意拿用他人用品。
二十一、 爱护共有设备、场所,凡要使用公用设备的人员,必须征得负责人的同意方可使用,且使用完毕后恢复原状。
二十二、 保护公司资产是每一位员工应尽的责任,您有责任保护好公司交给您使用的资产,同时也有责任协助保护公司其它资产,包括各类有形资产和诸多无形资产。
二十三、 为保证公共环境卫生,进入办公室时在门毯上尽量将鞋擦拭干净,特别是雨雪天气。
二十四、 请不要在办公家具和公共设施上写字、刻划、张贴。
二十五、 有事离开或下班离开办公位时,请将座椅推入办公桌下;下班离开办公室前,必须关闭机器、插座电源,收好所有资料和文件,最后离开者请关闭电灯、门、窗,并确认大门上锁。
 
三、   安全保密
 
一、安全守则
1、 公司全体员工要本着对公司、对个人负责的原则,树立强烈的安全意识,严格遵守公司及部门规章制度,严禁违章操作,防患于未然,确保安全万无一失。
2、 办公区及本办公楼有突发性安全事故时,所有人员必须听从指挥,统一疏散。
3、 任何人在发现公司存在安全隐患时,都有责任及时向部门或公司汇报。
4、 水龙头在使用完毕后必须确保关闭,若发现有跑、冒、滴、漏等现象时能采取措施的采取必要措施,并及时向公司反映。
5、 库房管理人员对各类物品均要按照产品存放要求进行妥善保管,特别对有毒、有害或强腐蚀性试剂等,并做好防盗工作。
6、 分析室、实验室要针对仪器、仪表、设备及化学物品等的操作使用制定专门的规程,工作人员予以严格遵守。
7、 除正常使用插座开关外,严禁任何人对电线进行私拉乱接,需要处理时逐级反应,由专业电工进行处理。
8、 发现插座、开关、插头、电线及用电器有故障和异常现象时,停止使用并及时向部门或公司汇报处理。
9、 办公区域内、办公楼周围要慎重使用明火,发现火情迅速处理、汇报,必要时报警(火警电话119)。
10、 除公司需要外,严禁个人携带与公司工作无关的易燃、易爆的危险物品进入公司。
11、 员工个人避免在办公室内存放大量现金或贵重物品,否则责任自负。
12、 上班期间员工外出办事时,要注意安全;驾车外出期间要严格遵守交通法规,确保安全行驶。
13、 每位员工要及时、准确地提供公司要求的个人信息及资料,特别是当前住所、紧急情况联系人及电话等等,若发生变化要及时上报更改。
二、保密守则
1、 严格遵守《保密与竞业禁止协议书》;
2、 不该看的机密,绝对不看;
3、 不该问的机密,绝对不问;
4、 不该说的机密,绝对不说;
5、 不该记录的机密,绝对不记录;
6、 不在私人通信中涉及公司机密;
7、 不在公众场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;
8、 对涉密文本资料(包括会议记录本等)要妥善保管;
9、 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;
10、 不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所;
11、 公司工资收入实行保密制度,做到不传播、不打听;
12、 管理人员了解员工私人信息的要恪守职业道德、替他人保密。
四、   形象礼仪
一、员工着装
1、 穿着体现着个人的气质、修养与品位,也体现着你的职业及态度,同时也代表着公司的形象。为提升职业素养,展现积极健康的精神风貌,树立良好的企业形象,更好地与国际接轨,对工作期间着装做以下要求。
1、 周一至周四为商务装日,员工须穿着商务正装或商务便装。
2、 周五为便装日,若当天没有正式商务活动,除禁穿服饰外,员工可穿着适度休闲服饰,但公司仍倡导商务着装。
3、 商务谈判、出席会议等正式场合,应着商务正装或商务便装。
4、 考虑实验人员工作的特殊性,除参加商务会谈外,着装要求可适度放宽,具体参照《实验室着装要求》。
5、 部门副经理以上管理人员,必须在办公室备有西服套装(含领带、衬衣等)。
6、 特殊工作岗位,如前台、司机等,由责任部门做出相应要求。
7、 着装须干净整洁,穿戴整齐,搭配得体,且应注重仪容仪表:男士禁留长发,禁留胡须,发型发色不怪异且梳理整齐;女士化妆以淡妆为宜,发型以端庄为宜,饰品以简洁得体为宜。
8、 员工违反着装要求的,一经发现,每次罚款50元,并通报其部门负责人及公司分管领导;一年内累计违反五次及以上的,取消当年年度评优资格。
9、 各部门负责人应以身作则,并督促下属员工按规定着装。部门一个月累计违反着装规定人次超过三次,该负责人罚款100元。
10、 企业管理部负责公司的着装检查,对违反着装要求的员工给予处罚,并通报其部门负责人及公司分管领导。
《办公室着装要求》

服装类型
服装名称
备注说明
商务正装
正装西服套装
 
职业套裙
正装衬衣
正装西裤
正装皮鞋
商务便装
商务便装衬衫或短衬
款式简洁大方;
色系不超过三种;
无图案或图案为规则几何图形;
凉鞋仅限女士可穿。
有领有袖T恤
休闲西服、夹克
针织衫、羊毛衫、毛衣
休闲长裤
含袖连衣裙
中长裙
休闲皮鞋
凉鞋
便装日着装
非禁穿服饰
 
禁穿服饰
上衣:无袖、低胸、露背、露脐、紧身或透视装,包括但不限于员带、背心、低胸衫、弹力紧身衣。
下装:短裤(膝盖以上)、超短裙(膝盖以上15CM)、紧身或透视的下装。
鞋类:拖鞋、凉拖等不带后襻的鞋类。
其他类:包括但不限于广告衫、场地运动服、唐装、舞台演出服、家居服等奇装异服。

 
《研发人员着装要求》

服装类型
办公室要求
实验室特殊安全要求
上装
参照《办公室着装要求》,但颜色款式不做过多要求,且仅女士可着圆领T恤。
必须穿实验服;
要求干净、整洁、无破损、且穿戴整齐。
下装
参照《办公室着装要求》,但可着深色系牛仔裤、运动裤,且仅女士可着七、九分裤。
必须着长裤。
参照《办公室着装要求》,但可着休闲布鞋、运动鞋。
防滑,能够保护整个足部,且试剂不易渗透的鞋。
头发及饰物
参照《办公室着装要求》。
女士留长发的须将头发束于脑后;不能佩戴夸张复杂、容易掉落的饰品。
面部
参照《办公室着装要求》。
合成实验室必须佩戴防护眼镜;化学分析操作必须佩戴防护眼镜;必要时需佩戴全面罩、半面具等防护用品。
手套
 
试验操作时必须佩戴防护手套。

二、礼仪举止
1、 请您对同事讲礼貌礼节,见面问好或点头示意,体现团结友爱和互相尊重;
2、 请您在办公室、公众场所举止恰当,坐立端庄,精神状态良好;不要和他人搭肩挽臂,不要在正式场合翘、晃二郎腿;
3、 请您在进入他人房间时先敲门,听到“请进”后,再行进入。
4、 请您参加会议、会谈时,准时到场,关闭电话铃声,精力集中,不可频繁出入会场、接打电话,更不能有不雅的斜靠、爬等姿势。在进入会议场所可以不敲门但动作要轻,不要影响会议或会谈;要找与会人员,应通过相关工作人员,不得随意进入会场;
5、 请您对待外宾、客户等时态度诚恳,精神饱满,言语得体,周到体贴,注重文明礼貌;
6、 与客户预约见面时要准时到达;
7、 您外出时应自觉维护公司形象,维护公司声誉,遵守公共秩序,遵守社会公德,不做任何影响公司形象的事。
三、访客接待
1、 接待来宾要做到热情周到、不卑不亢。
2、 接待访客,请员工本人或授权他人到公司前台迎接,确定身份并登记。
3、 事先约定的客人,请提前告知公司前台做好接待准备。
4、 让客人在没有我们的员工陪同下在办公区内走动是不合适的,当遇到这种情况时,每位员工都有义务主动问明客人来意并妥善处理。任何外来人员进入办公室,必须有公司人员陪同。
5、 在货物收发与装卸、设备安装与检修等期间,相关负责人必须在场陪同并事先告知注意事项,避免影响他人工作。
6、 不允许带与公司业务无关的人员出入办公室。
四、接打电话
1、 接打电话的礼仪标准直接反映公司形象。当你准备拔打电话或者听到电话铃声响起时,你首先要提醒自己:我代表安胜瑞力!用你的声音,为对方开启一个温情的语音世界;用你的真诚,为对方创造一个没有距离的空间;用你的服务,为对方送去无限的满意和价值。很好地体现安胜瑞力员工的文化修养、办事效率、精神面貌、管理水平。
2、 基本要求
1)       电话玲响三声之内,接听电话;
2)       接听外线电话时,要用问候语:“您好,安胜瑞力公司”;
3)       对方使用本地方言或方言口音较浓时,应仔细聆听、耐心沟通,如果此种方言不熟练则应表示歉意,耐心服务;
4)       对方在问询或讲话时,不得打断客户的话;
5)       严禁使用生硬语气和词汇和对方讲话。
3、 称谓
1)       在明确对方姓氏和职务(职称)时,用“姓氏+职务(职称)”的称谓与其交流;
2)       在明确对方姓氏,但不明确对方职务(职称)时,用“姓氏+先生/小姐(女士)”称呼;对女性的称呼,在知道或者凭声音判断出对方大约年纪时,要恰当地用“女士”或“小姐”称呼。
3)       在不明确上述情况时,可以说“请问我怎么称呼您”,若对方告知则用恰当名称称呼,如对方不愿透露,则用“您”的称谓与其交流。
4、 沟通范围
1)       自己职责范围外的事不得随意回答;
2)       公司有明文规定不得向传递的一切情况不得回答;
3)       不谈与工作无关的事。

       5、  服务要领

1)       倾听
*     专心倾听对方的语义;
*     用心理解对方的真意。
2)        应答
*     说话的方式比说话的内容更具有影响力;
*     多用您,不用你;
*     多用征询语,不用命令语;
*    多说“您好、请、谢谢、对不起”;
*      礼貌应答的态度要发自内心,要有始有终。
3)        声音
*      音量应视客户的需要进行适当的调整;
*     语气真诚柔和;
*      语速适中,每分钟应保持在120个字左右。
五、   工作制度
一、    各部门在公司整体管理思路和规章制度的框架下,形成和制定适合本部门的工作细则,并提交公司汇总备案;
二、    从部门到个人都要明确职责,部门之间、员工之间均要密切配合开展工作,严禁扯皮推诿现象的发生;
三、    在正常情况下,工作的布置、请示、汇报和人员的调派均按级实施,避免越级指挥、越级汇报;
四、    从部门到个人都要严格履行职责,及时、准确地完成所承担的工作,做到当天工作当天完成,养成不积压、不拖延、少失误的习惯;
五、    员工对工作、学习要有阶段性计划和总结,除合成、分析人员外,每位员工需于每月底最后一个工作日向直接上级提交《月工作总结》;合成、分析人员按本部门规定执行,建议每两周提交工作总结一次;
六、    部门经理以上管理人员提交《部门(项目)月工作总结》,不再提交个人《月工作总结》;
七、    每年12月底最后一个工作日前,除提交当月的《工作总结》外,各部门及个人均要向上级提交《年工作总结》;
八、    在人员异动或休假前,主管上级根据公司要求安排并检查工作交接,保证工作的连续开展;
九、    电子邮件
1.     工作中尽量使用企业邮箱,登录网址:mail.annilm.com;
2.     邮件主题命名格式:关键字-日期,如:面试通知-20120316;
3.     对外发送电子邮件的必须按照信件格式,有称谓、有落款,落款写“北京安胜瑞力科技有限公司 XXX”和发件日期;
4.     对外交往发送电子邮件要恪守保密原则,发送前要确认发送对象、内容、附件等,避免错发。
5.     内部工作可以通过内部邮件交互信息的,不允许使用打印方式;
十、    文档格式
1.     工作中各类文档格式、排版要规范整洁,中文文档统一为简体中文-宋体,字体适当;
2.     除对外申报的种类材料,对方已有要求的外,文档页眉页脚使用公司统一格式,页眉为公司LOGO及公司名称。
3.     对外宣讲、公司业务介绍等文档按照公司统一模版制作,层次清晰,内容简洁明了;重要商务活动的文稿需事先提交公司主管领导审阅后方可使用。
十一、文档管理
1.       对电子文档的管理中,目录要做分类规范管理,以便查找使用,目录命名规则 :分类编号或序号­­-关键词,编号和序号由自己拟订,如: GL-人力资源、01-质量管理;
2.       文件命名规则: 类别+序号-关键词-日期,类别使用大写字母,如:GL001-考勤管理制度-20120316。
六、   附则
一、   本制度解释权属公司。
二、     本制度于二O一二年五月一日起执行。
 
 
 
                                                                  北京安胜瑞力科技有限公司
                                                                        二O一二年四月一日